Fallstudien

Performance und permanente Inventur von dreizehntausend Anlagegütern in der Anlagenbuchhaltung der Gerolsteiner

Download PDF »

Schon den Römern schmeckte das Gerolsteiner Mineralwasser – die Nutzung der Quellen im großen Stil begann allerdings erst im Jahr 1888 mit der Gründung der Gerolsteiner Sprudel GmbH, die sich heute als Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. zu dem führenden Unternehmen der deutschen Mineralwasser-Branche entwickelt hat. Der Gerolsteiner Brunnen gehört zu den wenigen Mineralbrunnen Deutschlands, deren Produkte national als auch international vermarktet warden und in 23 Ländern der Erde erhältlich sind. Seit Ende der 80er Jahre ist Gerolsteiner unangefochtener Branchenführer und zugleich das beliebteste und meistgetrunkene Mineralwasser Deutschlands.

Mit 800 Mitarbeitern warden jährlich über 7,5 Millionen Hektoliter Erfrischungsgetränke produziert – damit Durstlöschen zum Erlebnis wird.

Um den Verwaltungsaufwand im Bereich der Anlagenbuchhaltung erheblich zu reduzieren, entschied sich Gerolsteiner für einen Einsatz von mobilen Datenerfassungsgeräten PenKey 6400 mit Anbindung an SAP R/3 von Intermec. Intermec Technologies bietet seinen weltweiten Kunden ganzheitliche Auto-ID-Lösungen und gewährleistet eine optimale Abstimmung der einzelnen Komponenten innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette. Eigene Hardware (Drucker, Media, Scanner, Mobile Computing, Funknetzwerke) und Software (Terminal-Emulation, Client/Server, ERP Middleware) sowie ein kompetentes Dienstleistungs-Angebot sichert den Intermec-Kunden einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in der Datenerfassung und führt zu einem größtmöglichen Return of Investment.

Grundsätzlich werden alle Anlage- und Wirtschaftsgüter gebucht, die dem Unternehmen langfristig dienen. Zwölf- bis dreizehntausend Anlagegüter, beginnend mit einem Schreibtisch über einen PKW bis zur maschinellen Ausstattung in der Produktion gestalteten bisher eine Anlageninventur im jährlichen 3 Jahres-Rhythmus zu einem zeitaufwendigen Kraftakt mit jeder Menge Papier und zwangsläufigen Fehlern. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Listen an die einzelnen Kostenstellen verschickt, die manuell kontrolliert und bereinigt werden mussten.

Waren alle Angaben über das Anlagegut korrekt? War das Anlagegut tatsächlich noch vorhanden oder im Laufe von drei Jahren verschrottet worden?

Das Problem lag in der Kontrolle – die Rückgabe der Listen erforderte eine zusätzliche Bearbeitung in Form von Umund Ausbuchungen sowie Archivierung, Einlagerung und Vorhaltung.

Mit der Einführung des Datenfunksystems läßt sich die Ersterfassung und die nachgelagerte Inventur absolut zeitnah und transparent durchführen. Intermec AccessPoints garantieren unter dem Standard 802.11b eine optimale Funkabdeckung im 2,4 GHz-Bereich, die eingesetzten mobilen PenKeys 6400 tauschen alle Daten online mit dem Backend-System aus.

Dazu Rudolf Müller, Projektleiter bei der Gerolsteiner Brunnen GmbH

Für die Ersterfassung erzeugen die Kollegen in der Anlagenbuchhaltung zunächst über die dementsprechenden Kostenstellen mit dem Intermec EasyCoder E4 die gesamten Barcodes, die für das Labeling der Wirtschaftsgüter erforderlich sind. Dieser Barcode enthält keinerlei Informationen außer einer Anlagennummer, die ebenfalls in SAP R/3 das eindeutige Identifikationsmerkmal darstellt.

Anhand der noch vorhandenen Papierliste wird das Anlagegut gelabelt und direkt mit dem PenKey 6400 gescannt. Als Ergebnis erhalte ich eine Kostenstelle mit verschiedenen Wirtschaftsgütern und gleichzeitig den ersten Inventurdurchlauf. Früher ergaben sich Abweichungen, falls Wirtschaftsgüter wie ein PC ausgetauscht oder z.B. Schreibtische in andere Abteilungen verbracht wurden – mit dem alten Verfahren ließen sich diese Veränderungen gar nicht nachvollziehen. Jetzt sind wir in der Lage, jede Bewegung und damit auch die Veränderung im Anlagenstamm einer Kostenstelle direkt zu protokollieren und auch zu verwalten.

Die Umbuchung wird im PenKey 6400 vor Ort getätigt und direct in SAP R/3 durchgeführt.

Mit dem Einsatz eines mobilen Datenerfassungssystems wurden folgende Ziele realisier t: In der Anlagenbuchhaltung

• Protokollierung der Bewegungen von Wirtschaftsgütern
• Unterstützung und Durchführung von Inventuren
• Wegfall von Papierlisten bei der Inventurdurchführung
• Reduzierung des Prüf- und Zählaufwandes bei Inventuren
• Optimierung der Zählsicherheit durch technisch gestützte und geführte Inventursteuerung und vollständige Erfassung aller Wirtschaftsgüter
• Programmtechnische Unterstützung beim Abgleich von kostenstellenübergreifenden Zähldifferenzen

Mit der gleichen Systemperipherie unter SAP R/3 ergeben sich im Bereich der Gerolsteiner Lager wir tschaft bei der Steuerung und Abwicklung von Warenausgängen die folgenden Vor teile

• Zeitnahe Buchung von Warenausgängen und Bereitstellung eines Warenentnahmescheines für den Bedarfsträger
• Wegfall der Nachbearbeitung, da die Buchung mit der physischen Warenausgabe zusammenfällt
• Fehlerminimierung (Buchung vergessen / Zahlendreher) durch integrierte Vorgangsbearbeitung und automatische Datenerfassung
• Wegfall der Doppelerfassung (keine manuelle Aufschreibung)
• Vereinfachung von Warenrücknahmen bei Verfügbarkeit eines Warenentnahmescheines mit den relevanten Angaben zum Material
• Verbesserung des Informationsflusses zur Instandhaltungsplanung und Steuerung durch die Möglichkeit der Auftragsrückmeldung in Verbindung mit dem Materialentnahmeschein
• Bestückung und Steuerung von Handlägern