Fallstudien

Stuttgart: Elektronische Registrierung statt staubiger Karteikarten – das Regierungspräsidium Stuttgart setzt auf eine Barcode - Lösung aus dem Hause Intermec.

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Das Regierungspräsidium Stuttgart beschäftigt rund 700 Mitarbeiter, die in 5 Abteilungen mit 31 Referaten organisiert sind. Das Verwalten der anfallenden Dokumentenflut wird seit 1995 mit Unterstützung des Verfahrens “Dokumentenund Schriftgutverwaltung” (DSV) bewältigt. DSV ist nach den Vorgaben des IUK-Modells des Landes Baden Württemberg Bestandteil des Standardarbeitsplatzes der Innenverwaltung und wurde im Regierungspräsidium Stuttgart flächendeckend an allen Arbeitsplätzen der Registraturen eingeführt. Es handelt sich hierbei um ein – speziell für die Innenverwaltung entwickeltes Oracle-Verfahren, wurde von dem DEBIS Systemhaus programmiert und dient der Ablage und Suche bzw. Wiederbeschaffung von Informationen. In der Einführungsphase lief das gesamte System allerdings nur alphanumerisch auf einem Großrechner und bot keine Möglichkeit, Barcode-Druck mit den dazugehörigen Etiketten zu erzeugen. Mit der Umstellung auf Windows konnte der Barcode-Druck eingeführt warden und ist mittlerweile bei vielen Innenbehörden sowie im Finanzministerium im Einsatz.

In Gesetzen, Geschäftsordnungen sowie Richtlinien und Vorschriften zur Schriftgutverwaltung sind die Grundsätze ordnungsgemäßer und vollständiger Aktenführung festgelegt. Sie gelten auch für Dokumente, die in elektronischen Systemen erstellt oder verwaltet werden.

Alle benötigten Dokumente, die zum Nachweis des Verwaltungshandelns dienen, warden im Verlauf der Bearbeitung Bestandteil eines Vorgangs und einer Akte. Die Zuordnungsmerkmale von Dokumenten und Vorgängen zu Akten (Metainformationen) müssen nach der Erfassung jederzeit nachweisbar sein.

Dokumenten- und Schriftgutverwaltung ist für die öffentliche Verwaltung von zentraler Bedeutung. Die rein manuelle Bearbeitung erschwert eine schnelle und kostengünstige Erledigung. Hinzu kommt, dass die Anforderungen an die Qualität von Verwaltungsprodukten ständig steigen. DSV ist ein Verfahren, das die Abläufe sowohl in der Registratur als auch an den Arbeitsplätzen der Bearbeiter automatisiert und dabei hilft, die Aktenbestände schnell und effizient zu verwalten. Dadurch wird das Erreichen aller dieser genannten Ziele unterstützt: Die anfallenden Aufgaben können jetzt schnell, kostengünstig und in angemessener Qualität erledigt werden.

Organisation der Schriftgutver waltung

Die Schriftgutverwaltung ist im RP Stuttgart auf 5 zentrale Registraturbereiche (eine je Abteilung) mit insgesamt 51 Registratoren aufgeteilt. Jeder Registraturbereich wird von einem Registraturleiter geführt und hat die Aufgabe, das Schriftgut zu registrieren sowie bereitzustellen.

Innerhalb des Arbeitsablaufes des Registrators wird das elektronische Dokument selbst sowie die Metainformationen zum Dokument in DSV erfasst. Das Dokument wird in der derzeitigen Praxis noch ausgedruckt und das Aktenzeichen auf dem Schreiben vermerkt.

Hier setzt sehr effizient das Barcodeverfahren ein, das Aktenzeichen wird über den Barcode-Printer C4 ausgegeben und anschließend auf das Dokument aufgebracht. Jedes Dokument erhält ein Barcode-Etikett, das alle notwendigen Informationen enthält, um es im System später rasch wiederaufzufinden. Das manuelle Notieren des Aktenzeichens durch den Registrator wurde durch dieses Verfahren überflüssig. Gerade in Registraturen, in denen viel Schriftgut von den Sachbearbeitern ausgeliehen und wieder vereinnahmt werden muss, bringt der Barcode eine erhebliche Erleichterung, da es in DSV über Einlesen des Barcodes mit dem Handscanner automatisiert und viel rascher gesucht werden kann. Bisher musste das Dokument im Programm manuell über die Eingabe von Suchkriterien recherchiert werden. Das Ausleihen/Vereinnahmen von Schriftgut aus bzw. in die Registratur wurde mit dem Barcode-Druck erleichtert und der Arbeitsvorgang wesentlich beschleunigt.

Dazu Renate Seibert, die verantwortliche IT-Managerin: “Um den steigenden Qualitätsanspruch an Verwaltungsprodukte bei einer angespannten Personalsituation gerecht zu werden, mussten wir alle sinnvollen technischen Möglichkeiten für eine effizientere Arbeitserledigung ausnutzen. Mit dem Einsatz des Barcode-Systems von Intermec sind wir einen entscheidenen Schritt weiter. Mittlerweilen befinden sich 40 Barcode-Drucker C4 und 40 Handheld-Scanner ScanPlus Vista von Intermec im Einsatz”.

Weitere Einsatzgebiete für Barcodetechnik

Ein weiterer Anwendungsbereich für Barcode-Drucker und -Scanner beim RP Stuttgart ergibt sich im Bereich der Inventarisierung und Verwaltung von Hardware, Software, Möbeln sowie weiterer Inventar-Arten; ein wichtiges Element für die Anlagenbuchhaltung bei der Einführung neuer Steuerungsund Controlling-Instrumente.

So wird z.B. jeder PC, Schreibtisch, Schrank usw. bereits bei Lieferung in dem Verfahren Bestandsmanagement standortbezogen erfasst. Das Verfahren Bestandsmanagement ist ebenfalls ein Oracle-Verfahren. Es wurde von der gemeinsamen Entwicklungsstelle der vier Regierungspräsidien Baden-Württembergs entwickelt. Das Verfahren erzeugt für jedes zu inventarisierende Teil eine eindeutige Nummer, mit der es sofort identifiziert werden kann.

Derzeit wird im Verfahren Bestandsmanagement die Barcode-Funktionalität hinzuprogrammiert, sodass beim Erfassen eines Teils sofort ein Barcode-Etikett ausgedruckt warden kann, welches die notwendigen Informationen zur eindeutigen Identifizierung enthält. Dieses Etikett wird auf den Gegenstand angebracht. Somit kann bei Standortwechseln sowie auch bei der jährlich durchzuführenden Inventur der Gegenstand über den Barcode und einen mobilen Handscanner aufgenommen werden. Diese zusätzliche Funktionalität wird im laufenden Jahr noch zum Einsatz kommen.